Ringkasan Buku Effective Communication Skill BAB 1, 2 & 3

by 05.55 0 komentar
1.              KEMAMPUAN BERKOMUNIKASI SECARA EFEKTIF
1.1              Pentingnya Komunikasi
Dalam sebuah survei yang dilakukan oleh Katz Business School di University of Pittsburgh, sebuah organisasi menilai keterampilan dalam berkomunikasi sebagai faktor yang paling penting yang digunakan dalam memilih staf manajemen mereka. Studi ini menemukan bahwa keterampilan komunikasi lisan dan tertulis yang penting dalam memprediksi keberhasilan pekerjaan, seperti kemampuan untuk berkomunikasi dengan baik dengan orang lain di tempat kerja.
Jika Anda dapat berkomunikasi dengan baik, Anda bisa menyampaikan pesan Anda kepada orang lain dengan cara yang efektif dan  kemudian memiliki petunjuk yang akurat untuk menyelesaikan tugas yang ditugaskan. Jika Anda tidak dapat berkomunikasi dengan baik, pesan yang Anda sampaikan akan sulit diterjemahkan.  Komunikasi yang buruk mengakibatkan hambatan terhadap kemampuan Anda untuk mengembangkan baik secara profesional dan pribadi.
Meskipun keterampilan komunikasi sangat penting untuk keberhasilan di tempat kerja, ada banyak orang yang menemukan keterampilan ini menjadi penghalang bagi kemajuan mereka. Mereka berjuang untuk menyampaikan pikiran dan ide-ide mereka secara akurat, sehingga sulit untuk maju dan hampir tidak mungkin untuk memimpin dengan baik.
Namun, ada harapan bagi siapa saja yang sulit untuk melakukan komunikasi. Keterampilan ini dapat dipraktekkan dan dipelajari. Dibutuhkan pembelajar tentang bagaimana komunikasi itu bekerja, bagaimana berkomunikasi dengan tepat apa yang ingin Anda katakan, apa modus komunikasi yang terbaik, dan faktor-faktor apa yang mempengaruhi kemampuan Anda untuk mengirim dan menerima pesan dengan akurat.

1.2              Apa itu komunikasi?
Ketika diminta untuk mendefinisikan komunikasi, bagaimana Anda akan menanggapi? Kebanyakan orang akan berhubungan dengan bentuk komunikasi, berbicara atau mendengarkan. Tapi komunikasi melampaui itu. Komunikasi melibatkan mendapatkan informasi dari satu orang ke orang lain. Bahkan ini bukan definisi lengkap karena berkomunikasi secara efektif melibatkan memiliki informasi yang disampaikan sementara tetap mempertahankan konten dan konteks yang ada. Jika saya memberitahu Anda satu hal dan Anda mendengar lain, apakah saya berkomunikasi?
Jadi jika kita melihat komunikasi dari sudut yang lain, melibatkan persepsi informasi sebanyak penyampaian informasi tersebut. Dengan kata lain, kita dapat mendefinisikan komunikasi sebagai seni dan proses pembuatan dan berbagi ide. Komunikasi yang efektif tergantung pada kekayaan ide-ide. Agar efektif dalam berkomunikasi, ada sejumlah keterampilan yang dapat diandalkan. Keterampilan yang Anda pilih akan tergantung pada situasi Anda, penerima komunikasi Anda, dan informasi yang Anda butuhkan untuk menyampaikan.

1.3              Apa Itu Skill Berkomunikasi?
Bayangkan Anda berada di salah satu sisi dinding dan orang yang Anda ingin berkomunikasi dengan anda  di sisi lain dinding. Tapi ada lebih banyak dinding di sepanjang jalan. dinding dikelilingi oleh parit yang penuh dengan buaya dan berada di antara pasir hisap. Hambatan ini bisa menjadi hal-hal seperti budaya yang berbeda, harapan yang berbeda, pengalaman yang berbeda, perspektif yang berbeda, atau gaya komunikasi yang berbeda, hanya perumpamaan.
Anda mungkin mengalami hanya satu hambatan ini pada satu waktu, atau Anda mungkin menemukan diri Anda menghadapi semua hambatan yang ada. Menerima pesan Anda kepada orang lain mengharuskan Anda mengenali hambatan ini ada di antara Anda, dan bahwa Anda kemudian menerapkan alat yang tepat, atau keterampilan komunikasi, untuk menghapus hambatan dan pesan anda dapat diterima.
Tentu saja, komunikasi adalah jalan dua arah. Orang di sisi lain hambatan tersebut juga akan mencoba untuk mengirim pesan kembali kepada Anda. Kemampuan Anda untuk memahami mereka jelas bisa dibiarkan ketergantungan pada kemampuan mereka untuk menggunakan keterampilan komunikasi. Tapi itu meninggalkan keberhasilan komunikasi untuk kesempatan. Sebaliknya, Anda juga dapat menggunakan keterampilan komunikasi Anda sendiri untuk memastikan bahwa Anda menerima pesan jelas juga.
Akhirnya, tidak ada hanya satu titik dalam komunikasi Anda dengan orang lain di mana Anda harus hati-hati untuk hambatan. Untuk menjadi sukses dalam berkomunikasi, penting untuk menyadari bahwa hambatan ini untuk komunikasi dapat terjadi di beberapa titik dalam proses komunikasi.

1.4              Proses Komunikasi
Proses komunikasi melibatkan beberapa bagian dan tahapan. Ini adalah:
·         Sumber
·         Pesan
·         encoding
·         Saluran
Proses komunikasi terdiri dari beberapa tahap, yang masing-masing menawarkan potensi hambatan komunikasi yang sukses.
·         decoding
·         Penerima
·         umpan balik
·         Konteks
Pada masing-masing tahap ini, ada potensi untuk hambatan yang akan dibentuk atau masalah timbul. Seperti kita melihat cara untuk membatasi hambatan untuk berkomunikasi secara efektif, ingat bahwa Anda mungkin harus menerapkannya di lebih dari satu kesempatan selama proses komunikasi Anda. Langkah-langkah dalam proses diwakili pada Gambar 1 dan dijelaskan lebih lanjut dalam informasi berikut.


1.4.1        Sumber
Sumber pesan adalah pengirim. pengirim harus tahu mengapa komunikasi yang diperlukan dan apa hasilnya yang dibutuhkan.

1.4.2        Pesan
Pesan adalah informasi yang Anda butuhkan untuk berkomunikasi. itu alasan berkomunikasi dibutuhkan.

1.4.3        Encoding
Encoding adalah proses mengambil pesan Anda dan mentransfer ke dalam format yang tepat untuk berbagi dengan audiens Anda. Hal ini membutuhkan mengetahui audiens Anda dan memastikan bahwa pesan Anda menyediakan semua informasi yang mereka need.Encoding adalah proses mengambil pesan Anda dan mentransfer ke dalam format yang tepat untuk berbagi dengan audiens Anda. Hal ini membutuhkan mengetahui audiens Anda dan memastikan bahwa pesan Anda menyediakan semua informasi yang mereka butuhkan.

1.4.4        Saluran
Saluran adalah metode komunikasi yang Anda pilih seperti tatap muka, melalui telepon, atau melalui email.

1.4.5        Decoding
Decoding adalah proses menerima pesan secara akurat dan mengharuskan audiens Anda memiliki sarana untuk memahami informasi yang Anda berbagi.



1.4.6        Penerima
Anda memiliki harapan untuk respon dari penerima ketika Anda mengirim pesan. Anda dapat meningkatkan kemungkinan mendapatkan hasil ini dengan mengatasi kekhawatiran audiens Anda atau menangani manfaat tertentu sebagai bagian dari komunikasi Anda.

1.4.7        Umpan Balik
umpan balik memungkinkan Anda mengukur seberapa sukses Anda berada di berkomunikasi. Ini juga menawarkan kesempatan untuk menyesuaikan proses komunikasi Anda untuk masa depan.

1.4.8        Konteks
Konteks melibatkan hal-hal seperti hubungan Anda dengan audiens Anda, budaya organisasi dan lingkungan umum Anda.

2.              PERSPEKTIF DALAM BERKOMUNIKASI
2.1              Perkenalan
Kita semua datang ke setiap pertukaran komunikasi dengan kita sendiri 'filter' yang melaluinya kita melihat dunia, orang yang kita berkomunikasi dengan, dan situasi atau topik kita berkomunikasi tentang. filter ini berarti bahwa kita tidak selalu mulai dengan perspektif yang sama dengan orang yang kita ajak berkomunikasi.

2.2              Persepsi Visual
Filter ini dapat visual, seperti dalam contoh terkenal pada gambar dibawah ini. Apa yang Anda lihat ketika Anda melihat gambar? Seorang wanita muda atau nenek yg tua tua? Kedua perspektif yang mungkin, dan keduanya valid.
Gambar diatas menunjukkan dua perspektif. Kedua perspektif diwakili dalam wanita muda dan tua yang valid - mereka hanya dua cara yang berbeda untuk melihat hal yang sama. Kita tidak bisa memutuskan bahwa salah satu tidak ada hanya karena kita tidak melihatnya. Kita harus mengakui bahwa ada lebih dari satu cara untuk melihat gambar, seperti biasanya ada lebih dari satu cara untuk melihat situasi yang kita hadapi.

2.3              Bahasa
Perspektif yang berbeda yang kita alami bisa dengan bahasa juga. Berapa kali Anda menerima email yang tampaknya memiliki tertentu 'nada untuk itu,' dan bahwa persepsi nada berwarna cara yang mungkin telah merespon?

2.4              Faktor Lain yang Mempengaruhi Perspektif
Ada banyak faktor lain yang dapat mempengaruhi sudut pandang kami, sehingga mempengaruhi bagaimana kita berkomunikasi dengan orang lain. Beberapa faktor tersebut berasal dari pengalaman masa lalu kita, prasangka kita, perasaan kita, dan lingkungan kita. Beberapa ini akan dibahas secara lebih rinci dalam bab-bab selanjutnya.
2.4.1        Pengalaman Masa Lalu
Bayangkan bahwa Anda berada di sebuah pertemuan di mana Anda akan membahas perubahan kebijakan personil Anda di tempat kerja. Apa yang akan Anda membawa ke percakapan itu? Anda mungkin memiliki contoh kebijakan personil perusahaan lain. Anda mungkin memiliki contoh dari waktu Anda sendiri di perusahaan yang menunjukkan mengapa Anda merasa bahwa perubahan tertentu mungkin perlu dibuat. Atau Anda mungkin datang ke meja tangan kosong, hanya dengan pad kertas dan pena untuk mencatat.
Pengaruh apa yang Anda lakukan hal-hal itu? pengalaman masa lalu Anda. Anda akan membawa informasi di luar karena Anda telah belajar di masa lalu yang membandingkan situasi dapat membantu dalam pengambilan keputusan. Anda membawa contoh pengalaman Anda sendiri karena Anda telah belajar di masa lalu yang contoh dapat cara ampuh untuk membuat kasus Anda. Atau Anda datang ke meja dengan tangan kosong karena di masa lalu Anda merasa bahwa masukan Anda tidak dihargai atau Anda tidak memiliki pengalaman masa lalu dalam topik ini dan Anda adalah seorang 'bersih batu tulis' informasi bijaksana. Dalam setiap satu dari situasi ini, komunikasi Anda sedang dipengaruhi oleh pengalaman masa lalu Anda. Anda memasuki situasi, pertemuan, atau percakapan, dengan harapan tertentu dari apa yang akan terjadi dalam skenario itu, dan Anda berperilaku sesuai.
Tentu saja, kadang-kadang Anda ingin pengalaman masa lalu Anda untuk mempengaruhi komunikasi masa depan Anda. Misalnya, ketika tim Anda menyambut positif taktik penjualan Anda menaruh di tempat, mereka taktik yang sama atau serupa dapat dipastikan akan sukses lagi.

2.4.2        Prasangka
Kita semua memiliki prasangka. Mereka terjadi ketika kita mengambil pengalaman masa lalu kita dengan seseorang dan menganggap bahwa jenis yang sama dari pengalaman akan terjadi dengan semua orang yang mirip dengan yang pertama. Prasangka yang sebagian disebabkan oleh budaya dan sebagian karena preferensi pribadi atau pengalaman. Tidak semua prasangka melibatkan karakteristik negatif baik; Misalnya, Anda bisa mempertimbangkan semua satu kelompok untuk menjadi pintar.

2.4.3        Perasaan
Untuk daerah ini pengaruh, sebenarnya ada dua cara di mana perasaan Anda dapat mempengaruhi komunikasi Anda dengan orang lain. Pertama hanya mengacu pada cara Anda merasa pada hari tertentu; jika Anda merasa baik, Anda akan berkomunikasi dalam satu cara dan jika Anda merasa sakit Anda akan berkomunikasi di lain. Sejak kesejahteraan berfluktuasi Anda, masuk akal bahwa cara Anda berkomunikasi akan berubah agak dengan seberapa baik Anda rasakan. Jika Anda menemukan diri Anda mengalami kesulitan dalam berkomunikasi karena sakit atau stressor fisik lainnya, mengakui dan mengakui itu, pada saat yang tepat, bisa sangat membantu ketika orang lain mungkin menafsirkan perubahan dalam komunikasi Anda sebagai memiliki sesuatu untuk dilakukan dengan mereka.
Aspek kedua yang berhubungan dengan perasaan mengacu pada bagaimana Anda merasa tentang orang tertentu. Ketika Anda benar-benar seperti seseorang, cara Anda berkomunikasi akan menunjukkannya. Sayangnya, hal yang sama dapat dikatakan untuk saat Anda tidak menyukai seseorang. Namun, karena Anda terus belajar tentang keterampilan komunikasi yang efektif dalam bab-bab berikut, Anda akan menemukan beberapa alat untuk membantu Anda seefektif mungkin dalam berkomunikasi, bahkan ketika itu dengan seseorang yang tidak Anda sukai.

2.4.4        Lingkungan
Daerah terakhir dari pengaruh pada komunikasi Anda adalah lingkungan Anda. Semua dari kita berkomunikasi secara berbeda dalam lingkungan yang berbeda. Ini cukup sederhana untuk mengamati dalam kehidupan sehari-hari. Apakah Anda berbicara dengan rekan-rekan Anda dengan cara yang sama yang Anda lakukan untuk teman Anda? Apakah Anda berbicara dengan orang asing dengan lebih atau kurang formalitas dari orang yang Anda kenal dengan baik? Apakah Anda berbicara dengan bawahan Anda dengan cara yang sama ketika bos Anda sendiri adalah ada seperti yang Anda lakukan ketika dia tidak ada? Ketika Anda pergi melalui hari kerja Anda, perhatikan bagaimana di mana Anda berada, apa yang terjadi dan siapa lagi yang hadir dapat mempengaruhi cara Anda berkomunikasi. Menyadari bagaimana lingkungan mungkin mempengaruhi orang lain Anda berkomunikasi dengan adalah keterampilan yang dapat berguna bagi Anda, terutama ketika Anda merasa bahwa lingkungan memiliki dampak negatif pada kemampuan Anda untuk berkomunikasi secara efektif dengan seseorang. Keterampilan ini akan membantu Anda untuk memahami mengapa seseorang bisa berkomunikasi dengan cara yang mereka. Ini juga akan memberi Anda faktor yang dapat Anda mengubah dalam rangka untuk membuat orang lebih nyaman atau untuk membangun tingkat formalitas yang Anda rasa penting dalam situasi tertentu.

3.              BAGIAN DARI KOMUNIKASI
3.1              Perkenalan
Apa yang dibutuhkan untuk berkomunikasi dengan orang lain? Bagaimana kita berkomunikasi bahkan ketika kita tidak menggunakan kata-kata? Ketika Anda mulai belajar komunikasi, Anda akan menemukan bahwa kita berkomunikasi dengan lebih dari kata-kata kita. Dalam komunikasi tatap muka, kata-kata kita hanya bagian dari pesan. Saldo pesan, dan pada kenyataannya, bagian terbesar dari pesan yang kita kirim ke orang lain yang terdiri dari informasi non-verbal. Hal ini terdiri dari bahasa tubuh dan nada suara.

3.2              Komunikasi Tatap Muka
Karya Albert Mehrabian pada komunikasi verbal dan non-verbal pada tahun 1960 dan awal tahun 1970-an masih dianggap sebagai model yang valid hari ini. Dia berpose bahwa aspek non-verbal komunikasi seperti nada suara dan gerak tubuh non-verbal berkomunikasi banyak lebih dari kata-kata yang diucapkan. Dia juga menemukan bahwa orang lebih cenderung percaya komunikasi non-verbal Anda daripada komunikasi verbal Anda jika keduanya bertentangan. Dengan kata lain, Anda paling dipercaya dan paling efektif berkomunikasi ketika semua tiga elemen komunikasi tatap muka yang selaras satu sama lain.

3.2.1        Nada Suara
Menurut Mehrabian, nada suara yang kita gunakan bertanggung jawab untuk sekitar 35-40 persen dari pesan yang kami sebarkan. Nada melibatkan volume yang Anda gunakan, tingkat dan jenis emosi yang Anda berkomunikasi dan penekanan yang Anda tempatkan pada kata-kata yang Anda pilih.

3.2.2        Bahasa Tubuh
Lebih dari setengah dari pesan yang kita kirimkan kepada orang lain adalah non-verbal, menurut Mehrabian. Ini berarti bahwa kita menerima lebih dari setengah dari apa seseorang berkomunikasi melalui pesan bawah sadar mereka mengirim dengan bahasa tubuh.Contoh bahasa tubuh meliputi:
·         Ekspresi wajah
·         Cara mereka berdiri atau duduk
·         Setiap bergoyang atau gerakan lainnya
·         Gestures dengan lengan atau tangan mereka
·         kontak mata (atau ketiadaan)
·         tingkat pernapasan
·         Menelan atau batuk
·         merah kemalu-maluan
·         gelisah
Pada dasarnya, bahasa tubuh termasuk apa saja yang mereka lakukan dengan tubuh mereka selain berbicara. Kami menyadari komunikasi ini secara naluriah, tanpa harus diberitahu apa artinya.



3.2.3        Komunikasi Verbal
Unsur komunikasi ketiga adalah komunikasi verbal. Percaya atau tidak, sebenarnya unsur berdampak setidaknya dalam komunikasi tatap muka. Pepatah lama ini benar - itu bukan apa yang Anda katakan, melainkan bagaimana Anda mengatakannya yang penting.
Tentu saja, ini adalah sedikit disederhanakan. Kami ingin menggunakan komunikasi verbal, kata-kata yang kita pilih, untuk keuntungan yang terbaik. Anda pasti akan membuat kesan yang berbeda jika Anda mengutuk selama presentasi Anda daripada jika Anda tidak. Memilih kata-kata kita hati-hati adalah cara untuk meningkatkan pesan kita, tetapi kita harus ingat bahwa itu bukan bagian yang paling penting dari pesan. Kita tidak harus mengabaikan untuk memperhatikan unsur-unsur non-verbal lainnya.
Tapi bagaimana bila kita terbatas untuk menggunakan hanya komunikasi verbal? Mengingat bahwa kita tahu bahwa komunikasi tatap muka memberikan pesan yang paling lengkap, kita tahu bahwa komunikasi verbal saja dapat menantang dalam menciptakan komunikasi yang efektif.
Anda mungkin berpikir bahwa berbicara di telepon atau mengirim off email cepat adalah penghemat waktu yang sangat baik. Ada saat-saat ini adalah benar. Misalnya, ketika mengkonfirmasi fakta-fakta tertentu atau mengajukan pertanyaan sederhana. Tapi bagi banyak kebutuhan komunikasi, komunikasi verbal hanya jarang akan cukup.

3.2.4        Komunikasi Fisik
Meskipun jarang digunakan dalam skenario bisnis, ada satu elemen terakhir dari komunikasi yang kita semua menggunakan secara teratur - komunikasi fisik. Di tempat kerja Anda mungkin menggunakannya beberapa - untuk menepuk seseorang di belakang atau memberikan mereka sedikit tekan di bahu untuk mendapatkan perhatian mereka. Bila digunakan, itu lebih efektif daripada komunikasi verbal.

Untuk memperjelas hal ini, bayangkan melakukan latihan di bentuk di bagian terakhir, tapi kali ini, bukan kata-kata, Anda dapat meletakkan tangan Anda di atas tangan orang yang melakukan gambar dan mengarahkan gerak pena mereka secara fisik. Anda akan berakhir dengan sesuatu yang jauh lebih dekat ke gambar yang sebenarnya daripada instruksi lisan saja.

Support terus penulis ini (ya minimal traktir di wr robert lah :v) agar mampu melanjutkan postingan selanjutnya  :)
DOWNLOAD > link

Mank Adi

Developer

Mahasiswa Teknologi Informasi, Fakultas Teknik, Universitas Udayana yang simpel dan seorang gamers